1 Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Mikko Ruuttunen Tmi, y-tunnus 1771479-8.

Yrityksen isännöinti-, taloushallinto- ja vuokravälityspalvelut toimivat aputoiminimellä Isännänhuone.

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö: Mikko Ruuttunen

Mikko Ruuttunen Tmi
Osoite: Kukkainniementie 9, 42700 Keuruu
Puhelin: 0400 233548
Sähköposti: info@mikkoruuttunen.fi

2 Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on Mikko Ruuttunen Tmi:n asiakasrekisteri.

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen hoitaminen, hallinnointi ja kehittäminen sekä uusien asiakkaiden hankkiminen. Tietoja käytetään palvelujen tarjoamiseksi, toteuttamiseksi ja kehittämiseksi, laskutusta ja maksujen käsittelyä varten, uusien asiakassuhteiden perustamiseksi sekä lakien ja säännösten mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Henkilötietoja käsitellään myös palvelun toimittamisen jälkeen mahdollisesti ilmeneviin kysymyksiin vastaamiseksi ja mahdollisten ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja voidaan käsitellä suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa.

Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse ja voi lisäksi käyttää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia yhteistyökumppaneita.

Isännänhuone / Mikko Ruuttunen Tmi voi lisäksi toimia henkilötietojen käsittelijän roolissa asiakasorganisaatioiden kuten asunto-osakeyhtiöiden henkilörekistereissä. Tällöin rekisterinpitäjänä toimii kyseinen asiakasorganisaatio, ja asiakasorganisaatiolla rekisterinpitäjänä on rekisteriä koskeva oma tietosuojaseloste.

4 Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

1. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
3. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas tai rekisteröitynyt palvelun käyttäjä, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyistä henkilöistä kerätään seuraavia henkilötietoja:

1. henkilön perustiedot ja yhteystiedot:
   – etunimi, sukunimi
   – osoite
   – puhelinnumero
   – sähköpostiosoite
2. henkilön mahdollisesti edustamaan yritykseen tai muuhun organisaatioon liittyvät tiedot ja henkilön asema tai tehtävänimike kyseisessä yrityksessä tai organisaatiossa
3. asiakkuuden hoitamiseen liittyviä asiakkaalta itseltään kerättyjä tai palvelujen käytöstä syntyneitä tietoja:
   – tietoja asiakkaan tekemistä tilauksista tai sopimuksista ja niihin liittyvistä toimenpiteistä
   – tietoja maksutavoista ja maksukäyttäytymisestä
   – mahdollisia muita asiakkuuden tai sopimussuhteen perustamisen tai hoitamisen kannalta merkityksellisiä tietoja
   – mahdollisia asiakkaan itsensä antamia yhteystietoihin, asiakkuuden tai sopimussuhteen hoitamiseen tai palvelun tuottamiseen liittyviä muita tietoja
4. tarvittaessa henkilön tunnistetiedot ja PEP-tiedot rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan sääntelyn velvoitteiden täyttämiseksi
5. henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.

Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.

7 Evästeet

Verkkosivustolla käytetään evästeitä toimivan ja turvallisen palvelun sekä mahdollisimman hyvän asiakaskokemuksen tarjoamiseksi. Käyttäjä voi estää evästeiden käytön selaimen asetuksista. Evästeiden käytön estäminen voi kuitenkin rajoittaa sivuston toiminnallisuutta.

8 Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin niitä tarvitaan liittyen niihin tarkoituksiin, joita varten henkilötiedot on kerätty tai niin kauan kuin laki ja säännökset, esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön vaatimukset, edellyttävät.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytäntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kohtuudella toteutettavissa olevat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan.

Sen jälkeen kun rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun, rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä, kun rekisterinpitäjä arvioi, ettei tietoja enää tarvita.

9 Henkilötietojen vastaanottajat (vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta niiden käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseen liittymättömille ulkopuolisille tahoille eikä niitä myydä mainostajille.

Henkilötietoja voidaan tilattujen palvelujen toteuttamiseksi, palveluun liittyvien toimintojen suorittamiseksi, velvoitteiden täyttämiseksi, palvelun kehittämiseksi ja sujuvuuden varmistamiseksi luovuttaa rekisterinpitäjän kumppaneina toimiville kolmansille osapuolille kuten kuljetusliikkeille, huoltoyrityksille, maksunvälittäjälle, laskuoperaattorille, erääntyneiden saatavien perintää hoitavalle perintäyhtiölle, hallinto-ohjelmiston palveluntarjoajalle ja luottopäätöksiä tekevälle taholle. Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa viranomaisille, mikäli laki niin velvoittaa.

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältävät sähköiset aineistot on suojattu tunnistautumisen avulla ja henkilötietoja sisältävät paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa. Aineistoihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Rekisterinpitäjän henkilöstö ja muut rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun tilauksia, sopimuksia, toimituksia ja henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta koskien henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamiaan tietoja.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

1. oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot (GDPR 15 art.). Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vii) annetaan rekisteröidylle henkilölle tällä lomakkeella;
2. oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);
3. oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.);
4. oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.);
5. oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.);
6. oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);
7. oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).

13 Oikeus muutoksiin

Tämä tietosuojakäytäntö on päivitetty viimeksi 14.2.2025. Ohjelmistojen ja toimintatapojen kehittymisen tai lakien ja säännösten mahdollisen muuttumisen vuoksi pidätetään oikeus päivittää tietosuojakäytäntöä ja muuttaa ehtoja.

14 Yhteydenotto rekisterinpitäjään

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan sähköpostilla tai kirjeitse kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Muuten tietosuojaa koskevissa kysymyksissä lisätietoja voi tiedustella rekisterinpitäjän asiakaspalvelusta.